Как скопировать данные из Excel в Outlook

Excel – чрезвычайно ценная программа, которая предоставляет множество решений, которые часто используются и создаются для других программных приложений. Многие решения будут созданы в Excel, а затем перенесены в другие приложения или отправлены в другое место. Часто решения, которые вы создаете в Excel, необходимо извлечь и использовать в каком-либо другом формате.

Допустим, вам нужно создать таблицу и отправить ее кому-нибудь по электронной почте. Вы можете попробовать сделать это в Outlook; однако потребуется дополнительное время для форматирования, чтобы он выглядел правильно. Итак, когда вы думаете о таблице, вы, вероятно, представляете себе Excel. Посмотрите на приведенную ниже таблицу, созданную в Excel. Он был скопирован из Excel и вставлен непосредственно в эту статью с помощью стандартной операции вставки.

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Не видя исходной таблицы Excel, вы можете подумать, что все выглядит неплохо. Вы не видите, что значения ячеек должны быть центрированы по вертикали и горизонтали. Столбец стоимости также выглядит немного не так; на самом деле, я почти уверен, что теперь мы так обозначаем валюту (над суммой). Итак, как на самом деле выглядит таблица?

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Это на мой взгляд выглядит немного лучше. Однако это решение может не работать для того, что вам нужно. Мы собираемся кратко описать различные решения для вставки и разрешения данных из Excel в других решениях.

Как решить проблемы с форматированием при копировании из Excel

Используя те же примеры, что и выше, давайте посмотрим, какие решения у нас есть для этого. Во-первых, каковы наши возможности при вставке данных?

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Слева направо:

Сохранить исходное форматирование

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Сохранить исходное форматирование – вариант вставки по умолчанию. Обычно это работает должным образом, но это зависит от того, как данные форматируются из источника. В этом примере исходное форматирование включает стиль «Учет», который не распознается Outlook и многими другими приложениями. Изменение стиля на «Валюта» позволит вам вставить, используя форматирование исходного кода, и это будет выглядеть лучше.

Использовать стили назначения

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Если вы хотите использовать форматирование, подобное другому тексту в месте назначения, используйте эту опцию вставки. Он по-прежнему сохранит общее форматирование, например полужирный и курсив, но будет использовать целевые стили, такие как стиль и размер шрифта.

Связать и сохранить исходное форматирование

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Это сохранит исходное форматирование как есть и сохранит ссылку на таблицу его первоисточник. Для этого есть некоторые дополнительные функции, но они позволяют человеку, которому вы отправляете данные, щелкнуть «Обновить ссылку», щелкнув правой кнопкой мыши по таблице, и получить обновления. Это, конечно, должно быть правильно настроено для работы, как описано.

Ссылка и использование стилей назначения

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Ссылка и использование целевых стилей работает так же, как Ссылка и сохранение исходного форматирования, за исключением того, что при этом будет использоваться целевое форматирование. Такие вещи, как цвет, не обновляются после первоначального копирования, но изменения текста в данных будут обновлены.

Изображение

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Изображение может быть полезно, если вы просто хотите показать данные и больше не нуждаетесь в форматировании, редактировать или получать обновления от него. Вставка в виде изображения гарантирует, что изображение будет выглядеть идентично исходному. Но ваша группа не сможет его изменить, поэтому убедитесь, что это применимо к вашему решению.

Оставить только текст

Как скопировать данные из Excel в Outlook

Сохранить только текст – таблица будет отображаться в прежнем виде, но в текстовой форме. Не будет ни форматированной таблицы, ни какого-либо форматирования, кроме целевых стилей форматирования, таких как размер и стиль шрифта.

Конечно, есть и другие способы использования вышеуказанных стилей вставки и изменения результата, чтобы он выглядел как вы этого хотите. Быстрый пример; путем небольшого изменения ширины столбца «Стоимость» в Outlook с использованием стиля вставки «Сохранить исходное форматирование» форматирование теперь выглядит правильно и сохраняет формат учета, установленный в столбце стоимости.

Лучший способ изучить состоит в том, чтобы поиграть с указанными выше стилями вставки и посмотреть, как они лучше всего подходят для ваших нужд.

Источник